Полная версия

Главная arrow Бухучет и аудит arrow Документационное обеспечение управления

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Перечислите составные части документа

Приведите схему расположения основных реквизитов документа (формуляр - образец)

Основные составные части документа:

  • · Заголовочная часть документа;
  • · Содержательная часть документа;
  • · Оформляющая часть документа;
  • · Юридическая сила документа;
  • · Оформление документа;
  • · Реквизит документа;
  • · Формуляр документа;
  • · Формуляр-образец документа.

В каждом документе, относящимся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Можно выделить три основные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе ( например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними. Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста ( или разработка таблицы, анкеты), т.е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством. Компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно - распорядительных документов. Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адреса, отметка об исполнителе, для приказов наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации) . Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.). Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром - образцом документа нет. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 ( требования ГОСТ являются рекомендательными). В настоящее время стандарт включает 30 реквизитов. Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа ( например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист.

Нормативная база

  • 1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  • 2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Формуляр - образец

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отображающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется футляром документа.

Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Он устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает реквизиты для подготовки и оформления документов, а также требовании к их оформлению.

В состав реквизитов входят:

  • 1. Государственный герб РФ;
  • 2. Герб субъекта РФ;
  • 3. Эмблема организации или товарный знак;
  • 4. Код организации;
  • 5. Основной государственный регистрационный номер ( ОГРН) юр.лица;
  • 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки а учет ( ИНН/КПП)
  • 7. Код формы документа;
  • 8. Наименование организации;
  • 9. Справочные данные об организации;
  • 10. Наименование вида документа;
  • 11. Дата документа;
  • 12. Регистрационный номер документа;
  • 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 14. Место составления или издания документа;
  • 15. Адресат;
  • 16. Гриф утверждения документа;
  • 17. Резолюция;
  • 18. Заголовок к тесту;
  • 19. Отметка о контроле;
  • 20. Текст документа;
  • 21. Отметка о наличии приложения;
  • 22. Подпись;
  • 23. Гриф согласования документа;
  • 24. Визы согласования документа;
  • 25. Оттиск печати;
  • 26. Отметка о заверении копии;
  • 27. Отметка об исполнителе;
  • 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29. Отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30. Идентификатор электронной копии документа.
 
Перейти к загрузке файла
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>