Полная версия

Главная arrow Бухучет и аудит arrow Документооборот предприятия

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Должностные инструкции работников службы ДОУ

1 Оформите заголовочную часть должностной инструкции делопроизводителя

Делопроизводитель отвечает за полный, своевременный и качественный прием, регистрацию и последующую отправку корреспонденции в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия, а также за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

Делопроизводитель обязан:

В соответствии с резолюцией руководителя предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки и вести банк данных на указанные документы.

Делопроизводитель имеет право:

Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о документах, подлежащим направлению (возвращению) в делопроизводство.

  • 2 Восстановить структуру текста должностной инструкции делопроизводителя:
  • 1 Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с делопроизводителя (наименование должности лица, на соответствии с составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
  • -Делопроизводитель несет ответственность:
    • 1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

. Делопроизводитель должен знать:

  • - нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • - основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • - структуру предприятия и его подразделений;
  • - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Должностная инструкция разработана в соответствии с нормативном актом

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения.

. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

Делопроизводитель имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

Используя тексты должностных инструкций (начальника отдела ДОУ, ведущего специалиста отдела делопроизводства, секретаря) опишите функции каждого специалиста:

Заполните почтовый конверт:

Вариант 1

Отправитель -«Уфимский государственный колледж технологии и дизайна»

Получатель - Общество с ограниченной ответственностью «Луч», директор А.В. Мехеев

Вариант 2

Отправитель - «Уфимский государственный колледж технологии и дизайна»

Получатель - родители студента

РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Зарегистрируйте в журнале следующие документы, имея в виду, что шифр вашей организации в министерстве или ведомстве N270062. Считайте порядковые номера документов с 1. Зарегистрируйте их сегодняшним днем.

ЖУРНАЛ регистрации исходящих документов

№ п/п

Дата

документа

Регистрационный

№ документа

Корреспондент

(получатель)

Краткое

содержание документа

Кем подписан

документ

Исполнитель

Дополнительные

сведения о

документе

Отметка

об исполнении

1

20.05.2015

N270062/8117-1

Директору ГИПРОНИИ

Савельеву Б.А123456 Москва, ул. Каретный ряд, 5

"О смете на производство монтажа сборно-щитовых домиков

директором М.И. Соболевым

секретарь

оригинал отправлен почтой.

Отправлен

2

20.05.2015

N270062/8117-2

Директору ИПК РАН В.А. Мельникову 135 247 Москва ул. Вавилова, 40

О получении целевых средств на приобретение вычислительной техники

директором М.И. Соболевым

копийный экземпляр помещен в дело N8117, оригинал отправлен почтой

секретарь

отправлен

3

20.05.2015

N270062/6763-3

генеральному директору ПО "Гамма" В.А. Климову 567234 г. Запорожье ул. Победы, 78

"О переводе сотрудника ПО "Гамма" В.Ф. Мазурка.

М.И. Соболевым

копийный экземпляр помещен в дело N6763, оригинал отправлен почтой

секретарь

4

20.05.2015

N270062/1332-4

Директору института проблем кибернетики РАН В.А. Мельникову 135 247 Москва ул. Вавилова, 40

Об изготовлении 5-ти комплектов ОЗУ-256К".

главным бухгалтером Т.П. Колпаковым

копийный экземпляр помещен в дело N1332, оригинал получил П.П. Архипов

секретарь

отправлен

20.05.2015

N270062/8117-5

Руководителю предприятия "Плазма" В.В. Еремееву 235 678 г. Павлов-Посад Московской области ул. Осипенко, 3

Об изготовлении 5-ти комплектов ОЗУ-256К".

директором М.И. Соболевым и главным бухгалтером Т.П. Колпаковым

копийный экземпляр помещен в дело N1332, оригинал получил П.П. Архипов

секретарь

отправлен

Письмо N270062/8117-1. Директору ГИПРОНИИ Савельеву Б.А. 123456 Москва, ул. Каретный ряд, 5 "О смете на производство монтажа сборно-щитовых домиков". Документ подписан директором М.И. Соболевым, копийный экземпляр помещен в дело N8117, оригинал отправлен почтой.

  • 2. Письмо N270062/8117-2. Директору ИПК РАН В.А. Мельникову 135 247 Москва ул. Вавилова, 40 "О получении целевых средств на приобретение вычислительной техники". Документ подписан директором М.И. Соболевым, копийный экземпляр помещен в дело N8117, оригинал отправлен почтой
  • 3. Письмо N270062/6763-3 генеральному директору ПО "Гамма" В.А. Климову 567234 г. Запорожье ул. Победы, 78 "О переводе сотрудника ПО "Гамма" В.Ф. Мазурка. Документ подписан директором М.И. Соболевым, копийный экземпляр помещен в дело N6763, оригинал отправлен почтой
  • 4. Письмо N270062/1332-4 от Директору института проблем кибернетики РАН В.А. Мельникову 135 247 Москва ул. Вавилова, 40 "Об изменении в штатном расписании" Документ подписан главным бухгалтером Т.П. Колпаковым, копийный экземпляр помещен в дело N1332, оригинал получил П.П. Архипов
  • 5. Письмо N270062/8117-5 Руководителю предприятия "Плазма" В.В. Еремееву 235 678 г. Павлов-Посад Московской области ул. Осипенко, 3 "Об изготовлении 5-ти комплектов ОЗУ-256К". Документ подписан директором М.И. Соболевым и главным бухгалтером Т.П. Колпаковым, копийный экземпляр помещен в дело N8117, оригинал отправлен почтой.

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

  • 5.18 Шифр вашей организации в министерстве или ведомстве N11603. В регистрационном номере входящего документа используйте следующие коды или другими словами номера дел, в которые будет помещен документ на хранение после исполнения:
  • 01 - для документов по хозяйственным вопросам
  • 02 - для бухгалтерских документов
  • 03 - для документов по научным вопросам
  • 04 - для документа по строительным вопросам
  • 05 - переписка с ведомством (с Президиумом)
  • 06- для документов по общим вопросам

Зарегистрируйте в журнале регистрации входящие документы из предлагаемого списка. Считайте порядковые номера документов с 1. Зарегистрируйте их сегодняшним днем.

№ п/п

Дата

поступления

Регистрационный

номер документа

Корреспондент

(автор)

Дата

документа

Номер

документа

Краткое

содержание

документа

02

22.06. 09

РАН N101160-727

СКБ Института металлургии РАН

03.05.15

117901

О результатах документальной ревизии финансово-хозяйственной деятельности СКБ Института металлургии РАН".

03

10.07.2009.

N395

директора МУМ-2 Шестакова Б.П

03.05.15

N395

"Об отгрузке щебня в количестве 300 куб.м" Отнести к документам по строительным вопросам.

03

29.05.15

N10101-655

Москва Ленинский пр., 14

29.05.15

117901

Об учете, обращении и хранении документов и дел, содержащих несекретные сведения".

04

начальника водоканального управления Степанова А.А.

N308/7-45

30.05.15

Отнести к документам по строительным вопросам

03

30.05.15

Письмо Ярославского областного управления финансов

117901

30.05.15

"Об исполнительской дисциплине научных учреждений РАН". Распоряжение получено сегодня. Отнести к переписке с Президиумом

Резолюция или кому направлен документ

Дополнительные

сведения

о документе

Расписка

в получении

Отметка

об исполнении

Исполнители

Задание

Срок

исполнения

Автор

резолюции

Дата

простановки

резолюции

отправлено

гл. бухгалтеру оформить получение.

отправлено

отправлено

Ивановой А.Н. для ознакомления и руководства.

отаправлено

Ивановой А.Н.

отправлено

  • 1. Письмо Президиума РАН N101160-727 от (ранее сегодняшнего дня) 117901, Москва Ленинский пр., 14 "О результатах документальной ревизии финансово-хозяйственной деятельности СКБ Института металлургии РАН". Письмо получено 22.06.2009. Отнести к переписке с Президиумом. Резолюция - Ивановой А.Н. для ознакомления
  • 2. Письмо от директора МУМ-2 Шестакова Б.П. N395 от (ранее сегодняшнего дня). Переславль-Залесский тел. 2-27-21 "Об отгрузке щебня в количестве 300 куб.м" Отнести к документам по строительным вопросам. Письмо получено 10.07.2009. Резолюция- гл. бухгалтеру оформить получение.
  • 3. Письмо Президиума РАН N10101-655 от (ранее сегодняшнего дня) 117901, Москва Ленинский пр., 14 "Об учете, обращении и хранении документов и дел, содержащих несекретные сведения". Отнести к переписке с Президиумом. Письмо получено 24.06.2009. Резолюция Ивановой А.Н. для ознакомления и руководства.
  • 4. Письмо начальника водоканального управления Степанова А.А. 160000 г. Ярославль пр. Толбухина, 35. Исходящий номер документа N308/7-45 от (ранее сегодняшнего дня). Отнести к документам по строительным вопросам. Письмо получено сегодня. Резолюция Шестаковой М.И. для запроса к Стадухину М.И.
  • 5. Письмо Ярославского областного управления финансов. 160 000 Ярославль Советская пл., 5. Исходящий индекс документа N 10160-18 от (ранее сегодняшнего дня) "О принятии на снабжение Филиала института проблем кибернетики" Отнести к бухгалтерским вопросам. Письмо получено сегодня. Резолюция Шестаковой М.И. для ознакомления и руководства.
  • 6. Распоряжение Президиума РАН N10103-1106 от (ранее сегодняшнего дня) 117901, Москва Ленинский пр., 14 "Об исполнительской дисциплине научных учреждений РАН". Распоряжение получено сегодня. Отнести к переписке с Президиумом. Резолюция - Ивановой А.Н.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Создайте бланк письма. Оформите инициативное письмо, расположив реквизиты в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003:

Директору рекламного агентства «Эра» Н.И.Черкасову. пр.Мира, 5-2, г. Москва, № 58/01-05 Об изготовлении и размещении растяжки Уважаемый Николай Иванович Просим Вас изготовить и разместить растяжку через проезжую часть по ул. Садовой в районе магазина «Приморский» на 23 дня (с 18 июля по 11 августа текущего года). Оплату изготовления, размещения и аренды гарантируем. С уважением, генеральный директор И.А. Михеев. Антонова 45-86-23

 
Перейти к загрузке файла
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>