Основные концептуальные решения по задаче

Из основного бизнес-процесса по выполнению заказа на проектирование и конструирование РЭКа можно вынести, что производственную спецификацию проекта отдел подготовки производства составляет на основе конструкторской документации. Конструкторская документация в свою очередь разрабатывается конструкторским бюро, генеральным конструктором, а также главным инженером проекта. Как было сказано ранее, на стадии оперативного управления возможна замена материалов и комплектующих, указанных в спецификациях, их аналогами. Аналогами комплектующих считаются те изделия, которые могут быть использованы вместо основных изделий без ухудшения качества конечной продукции. В большинстве случаев определить, подходит ли предлагаемый поставщиком аналог, может только разработчик изделия, поэтому работникам отдела подготовки производства приходится постоянно с ним связываться и обговаривать возможность проведения замены. На это тратится немало времени и сил как работников отдела производства, так и самих разработчиков, занимающихся уже следующим объектом.

В связи с этим предлагается ввести такое понятие, как Альтернативная Производственная Спецификация проекта. При составлении КД разработчики будут указывать не только список материалов, необходимых для реализации данного проекта, но и возможные варианты их замены (по одному на каждую номенклатурную позицию). Далее отдел автоматизации процесса производства помимо основной ПСп вносит в систему альтернативную спецификацию.

На этапе отправки закупочной заявки отдел закупки передает поставщику основную ПСп. В дальнейшем, если приходит письмо от поставщика о невозможности поставки того или иного материала, работники отдела подготовки производства сначала делают вывод о важности замены (некоторые материалы, например, марки сталей, являются взаимозаменяемыми и принять решение о замене материала можно по прецедентным случаям актов замены). Если замена не требует обращения к разработчику, то составляется акт замены, утверждаемый начальником отдела подготовки производства. Если подобных прецедентов раньше не было, что на практике встречается чаще, тогда при составлении акта замены и новой закупочной заявки работник просто заменяет отсутствующие у поставщика позиции новыми из альтернативной ПСп. И только в случае получения повторного письма о невозможности поставки материала и отсутствия подходящих предложений замены от самого поставщика работникам отдела подготовки производства будет необходимо связаться с разработчиком.

Этап согласования акта замены также возможно оптимизировать.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - является компьютерным аналогом подписи которую вы ставите на документах, либо подписи и печати (Если электронная подпись выдана юридическому лицу).

Электронная подпись предназначена для защиты от подделки электронных документов, для идентификации лица, подписавшего документ, либо защиты документа от изменения и просмотра третьими лицами.

Электронная подпись может быть применена в любых системах документооборота, таких как электронный документооборот с ФНС, ФСС, ПФР. Обмен информацией между юридическими и/или физическими лицами в электронном виде, электронные торговые площадки. Внутрикорпоративные системы документооборота. Во всех случаях документы, подписанные цифровой печатью имеют равную юридическую силу, как и обычная подпись на бумаге.

Подпись может быть как личная, оформленная на одного человека, так и коллективная, которая будет идентифицировать организацию. Один человек может иметь несколько ЭПЦ - как и организация.

Компания, обладающая собственной электронно-цифровой подписью, открывает для себя многочисленные возможности и значительно оптимизирует свой рабочий процесс, ускоряя и облегчая его.

В настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

• · простая электронная подпись - это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;
• · неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания.
• · квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк.

Одним из больших плюсов электронной подписи является то, что ее невозможно подделать, как подпись реальную. Но - украсть ее вполне реально, так что при пользовании этим бизнес-инструментом, как уже говорилось выше, надо соблюдать предельную осторожность. Используя простую электронную подпись для согласования актов замены можно значительно сократить время процесса согласования, а также облегчить в дальнейшем процедуру поиска прецедентных случаев замены материалов.

Рисунок 3.2.1 Альтернативный бизнес-процесс закупки необходимых материалов

Рисунок 3.2.2 Альтернативный бизнес-процесс составления и согласования акта замены